ТЕХНОЛОГІЯ ПРОВЕДЕННЯ НАРАД PROMEET

Не секрет, що нарада консолідує в собі інформаційні потоки попереднього періоду, обробляє та генерує рішення та план на майбутній період.

Якщо розглядати нараду з точки зору того, що це виробничий процес, то буде логічно, якщо вона розглядатиметься через призму показників ефективності. Як би дивно не звучало KPI для наради - це дійсно так.

 Як базові показники ефективності нарад можна розглядати такі:

• тривалість наради;

• кількість учасників;

• кількість (%) не підготовлених учасників;

• % ухвалених рішень від поставлених завдань;

• % необхідних (непотрібних) учасників;

• якість рішень;

• % перенесення на наступну зустріч;

• час вирішення однієї задачі та ін.

Управляючи ефективністю нарад, можна помітно проводити швидкість процесів у створенні та, як наслідок, з доходу й прибуток підприємства. Наприклад, якщо скоротити кількість або % переносів прийняття рішень на нарадах з інвестиційних проектів на 20%, що зазвичай не складно, то на виході ви можете отримати збільшення Cash Flow за інвестпроектами. Логіка тут проста. Наради мають цикл від кількох днів до місяців.

Виходячи з цього:

• Якщо ми не перенесемо і вирішимо завдання «тут і зараз», ми вже прискорили проект на тривалість циклу наради, наприклад, на тиждень. Якщо цей проект має приносити 1000 доларів на тиждень, то ви вже заробили тисячу.

• Затримки на початку проекту призводять до зростання затримок наприкінці проекту у геометричній прогресії. Отже, якщо ми врятували тиждень на початку проекту, ми на виході отримали економію на місяць. Тут уже з'являється 4000 доларів.

• Якісне управління нарадами істотно впливає системне організаційне властивість – швидкість управлінських рішень.

Чим вища швидкість, тим вища адаптивність, ефективність та рентабельність компанії. Так можна не лише заробляти, а й економити на втратах, пов'язаних із збитками від повільного вирішення проблем. Кожен із вас бачив десятки таких втрат.

Технологія проведення нарад «Promeet»

Технологія проведення нарад Promeet підвищує ефективність нарад. Ця технологія ґрунтується на трьох базових тезах:

Нарада - це процес перетворення масиву інформації в управлінські рішення, які оформлені у вигляді завдань та планів.

• Нарада - це класичний управлінський процес, який має свої показники продуктивності, і він може бути оцінений у термінах рентабельності та ефективності процесів.

• Нарада – це процес, ефективність якого залежить від нормативних та ціннісних характеристик учасників.

• Освоюючи техніку нарад «Promeet» (Productive meeting), керівники формують базові навички управління зустріччю, нарадою.

 У типовий набір навичок входить:

• визначення виду наради;

• визначення учасників;

• підготовка інформаційних матеріалів;

• проведення контролю попередніх завдань;

• управління висловлюваннями учасників;

• обробка заперечень та симулякрів;

• стимулювання рішень;

• формулювання рішень;

• протоколювання та ін.

• За наявності таких навичок показники ефективності зростають.

Технологія Promeet може застосовуватися як у форматі навчання, так і у формі впровадження в організацію цілісної моделі управління нарадами.

Внаслідок такого проекту створюється дерево нарад організації. Усі наради поділяються за функціями та прописуються повноваження нарад та учасників.

Після побудови дерева «Promeet» створюється модель-система зворотного зв'язку, яка дозволяє провідному нараді оцінювати свою ефективність і працювати над нею.

Таке дерево «Promeet» нарад дозволяє збільшити швидкість та якість управлінських рішень. Отже, організація формує основну конкурентну перевагу на ринку.

 Досвід проведення в ICPM Consulting навчання керівників вищої та середньої ланки показує, що навіть типовий дводенний тренінг «Ефективна нарада Promeet» вже дає помітне зростання управлінської ефективності керівників. Як правило, різко знижується тривалість нарад, підвищується % прийнятих рішень та скорочується кількість переносів невирішених завдань.

 Тренінг «Ефективна нарада «Promeet» – це можливість створити у керівників комплексну навичку керувати ефективністю організації через підвищення продуктивності команди у вузькому шийці процесів – нараді.

Навіть незначні покращення за цими показниками дозволяють суттєво впливати на ефективність підрозділу.

І головне! Після впровадження в практику технології ефективної наради «Promeet» у співробітників формується позитивне ставлення до нарад, і вони починають на них чекати, бо там вирішуються завдання!ишіть тут...