ЯК ПРОходить тренінг з оптимізації процесів 

Програма має формат практикуму.  Учасники працюють із моделями процесів, практичними завданнями та прикладами операційної діяльності.  Основна схема навчання:  Проблема → інструмент → дія → вимірюваний результат.

• Інструмент має бути пов'язаний із конкретною управлінською проблемою.  Учасник повинен розуміти:

• коли його застосовувати;

• як застосувати;

• які дані потрібні;

• який результат очікується;

• як перевірити ефективність зміни.

ЯКІ ПРОБЛЕМИ ДОПОМАГАЄ ВИРІШУВАТИ тренінг "ОПТИМІЗАЦІЯ ПРОЦЕСІВ"

Тренінг буде особливо корисним, якщо у компанії:

• процеси виконуються повільніше, ніж потрібно;
• зростає собівартість;
• працівники виконують зайві або дублюючі операції;
• між підрозділами виникають затримки та конфлікти;
• накопичуються помилки й переробки;
• складно визначити відповідального за результат;
• процес залежить від окремих працівників;
• керівники контролюють багато операцій вручну;
• різні підрозділи мають суперечливі KPI;
• стандарти існують, але реально не виконуються;
• одна й та сама проблема регулярно повторюється;
• компанія росте, а процеси залишаються побудованими під старий масштаб бізнесу.

У таких ситуаціях додатковий контроль часто лише збільшує управлінське навантаження. Потрібно змінювати сам процес.

ДЛЯ КОГО ТРЕНІНГ З ОПТИМІЗАЦІЇ ПРОЦЕСІВ.

Програма орієнтована на:

• керівників середнього рівня;

• топменеджерів;

• керівників виробництва;

• операційних директорів;

• керівників логістики;

• керівників сервісних та адміністративних функцій;

• фахівців із бізнес-процесів;

• Lean-фахівців;

• бізнес-аналітиків;

• фахівців із якості та ISO;

• керівників і спеціалістів, відповідальних за розробку, зміну та впровадження процесів.

Поточна сторінка ICPM також визначає цільову аудиторію як керівників і фахівців, що відповідають за розробку, оптимізацію, зміну та впровадження процесів.

ЩО НАВЧАТЬСЯ РОБИТИ УЧАСНИКИ

Після тренінгу учасники зможуть:

• описувати та декомпозувати бізнес-процеси;

• визначати продукт і результат процесу;

• розрізняти операції, що створюють цінність, та втрати;

• знаходити приховані обмеження;

• оцінювати трудомісткість операцій;

• формувати процесні KPI;

• визначати точки контролю якості;

• аналізувати витрати, пов'язані з якістю;

• балансувати операції та навантаження;

• оптимізувати компонування робочих місць;

• застосовувати PDCA для вирішення проблем;

• розробляти стандарти виконання операцій;

• впроваджувати зміни у процесах;

• оцінювати отриманий результат.

ЩО ТАКЕ ОПТИМІЗАЦІЯ БІЗНЕС-ПРОЦЕСІв

Оптимізація бізнес-процесів — це системна зміна процесу з метою отримати кращий результат із меншими витратами часу, ресурсів, коштів та управлінських зусиль. Оптимізація починається не з бажання «щось скоротити». Спочатку потрібно визначити:

• Який результат має створювати процес?

• Хто є його клієнтом?

• Які операції реально створюють цінність?

• Де виникають втрати?

• Які обмеження стримують продуктивність?

• Якими показниками вимірюється ефективність?

• Що відбудеться з іншими частинами процесу після зміни?

Лише після цього можна приймати рішення щодо оптимізації. Локальне покращення однієї операції ще не означає покращення всього бізнес-процесу.

ГОЛОВНА ЛОГІКА ОПТИМІЗАЦІЇ ПРОЦЕСУ про яку говоримо на тренінгу

Ми використовуємо просту управлінську логіку:

• Результат → процес → операції → показники → втрати → причини → рішення → новий стандарт.

• Спочатку потрібно зрозуміти,  що саме процес має створювати .

• Далі процес декомпозується до рівня, на якому можна побачити конкретні операції, ресурси, виконавців та втрати.

• Після цього визначаються показники.

• І тільки далі формується рішення.

Такий підхід зменшує ризик ситуації, коли компанія «покращує» процес, але не може пояснити, що саме стало краще.

ОПТИМІЗАЦІЯ ПРОЦЕСІВ: 8 ВИДІВ ВТРАТ

Один із напрямів аналізу — пошук діяльності, яка споживає ресурси, але не створює цінності для клієнта. У операційному менеджменті такі дії називають втратами. Під час аналізу процесів учасники вчаться знаходити:

• перевиробництво;

• очікування;

• зайві переміщення;

• надлишкову обробку;

• зайві запаси;

• непотрібні рухи працівників;

• дефекти та переробки;

• невикористаний потенціал людей.

На поточній сторінці концепція 8 видів втрат уже входить до програми тренінгу.  icpm.com.ua

ДЕКОМПОЗИЦІЯ ПРОЦЕСУ

Складний процес практично неможливо оптимізувати як єдине ціле. Його потрібно розкласти на складові. Наприклад:  замовлення клієнта → перевірка → погодження → планування → виконання → контроль → передача результату.  Для кожного етапу можна визначити:

• хто виконує;

• скільки часу займає операція;

• які ресурси використовуються;

• який результат отримує наступний учасник;

• які помилки виникають;

• де накопичується черга;

• які погодження реально потрібні;

• де існує дублювання.

Декомпозиція переводить загальне твердження  «процес працює погано»  у конкретний список проблем, які можна аналізувати.

ПРОЦЕСНІ KPI: ЯК ЗРОЗУМІТИ, ЩО ПРОЦЕС СТАВ КРАЩИМ

Оптимізація без показників дуже швидко перетворюється на суб'єктивну оцінку:  «Стало зручніше», «Працівники задоволені», «Начебто працюємо швидше».  Для управління цього недостатньо. Потрібно виміряти процес до та після зміни. Залежно від процесу можна використовувати:

• час виконання;

• Lead Time;

• Cycle Time;

• продуктивність;

• собівартість;

• рівень дефектів;

• кількість переробок;

• використання обладнання;

• обсяг незавершеної роботи;

• кількість відхилень;

• якість результату.

На тренінгу окремо розглядаються ключові та додаткові метрики операцій і критерії ефективності процесів.

ЯКІСТЬ ЯК ЧАСТИНА ОПТИМІЗАЦІЇ ПРОЦЕСІВ

Швидший процес не завжди є кращим. Якщо разом зі швидкістю зростає кількість помилок, дефектів або переробок, компанія просто швидше створює проблеми. Під час оптимізації потрібно одночасно контролювати:

• час;

• витрати;

• продуктивність;

• якість;

• стабільність процесу.

У програмі тренінгу є окремий блок із принципів створення й управління якістю та класифікації витрат на якість.  icpm.com.ua

СТАНДАРТИЗАЦІЯ ПІСЛЯ ОПТИМІЗАЦІЇ

Покращення може зникнути через кілька місяців, якщо новий спосіб роботи не закріплений. Після оптимізації потрібно визначити:

• хто виконує операцію;

• у якій послідовності;

• за якими критеріями;

• який результат має бути отриманий;

• які відхилення допускаються;

• як контролюється виконання.

У програмі розглядаються операційні документи, стандартні операційні карти та процедури, а також впровадження змін.